Il est important de recueillir autant d'informations que possible sur le support de stockage lors de son acquisition.
Le texte suivant est un gabarit mis à disposition par les Bibliothèques de l'Université de Buffalo sur les informations à consigner dans une feuille de calcul pour l'inventaire médiatique :
- Numéro d'accession - le numéro d'ordre attribué à la collection
- Identifiant unique - un identifiant unique attribué à chaque support de stockage (ex. accession#-numéro séquentiel, 2017-001-01 ; 2017-001-002)
- Informations sur l'étiquette - une transcription de toute étiquette préexistante sur le support
- Date(s) - La date de création ou la plage de dates des fichiers stockés sur le support
- Type de support de stockage - Le type de support
- Capacité de stockage - la capacité de stockage maximale du support, exprimée en gigaoctets
- Dimensions physiques - dimensions du média exprimées en hauteur x largeur
- Fabricant - fabricant des médias
- Modèle / Série - s'ils sont connus, le modèle et la série du média
- Pièces externes - liste de toutes les autres pièces fournies avec le support (câbles, chargeurs, etc.)