Dans Gestion des contenus numériques et les musées – Introduction, le Réseau canadien d'information sur le patrimoine indique que
Les contenus numériques sont le résultat des activités institutionnelles de création de contenu, de production graphique et de numérisation, et peuvent représenter un investissement important en temps et en expertise.
À mesure que la quantité de ressources numériques créées et préservées par les musées augmente, la gestion de ces ressources prend une importance grandissante si l'on souhaite que le personnel puisse les repérer facilement et les utiliser à bon escient.
La gestion des contenus numériques (GCN) englobe des activités associées à la création, au catalogage, au stockage, au repérage et à la sauvegarde de ces contenus. La GCN a pour objectif d'intégrer des pratiques exemplaires au déroulement du travail, de manière à améliorer l'accès aux ressources et à les rendre disponibles pour réutilisation. La GCN peut être aussi simple que l'adoption de conventions régissant les noms de fichiers et les modes de stockage, pour qu'il soit plus facile de retracer, de localiser et de récupérer les contenus, en fonction des besoins et de l'utilisation qu'on souhaite en faire. Plusieurs d'entre nous ont déjà connu une certaine frustration au moment de chercher la plus récente version d'un fichier numérique; la GCN peut nous aider à éviter ce type de situation en mettant en place des pratiques cohérentes de gestion des fichiers au sein d'une organisation.
La GCN contribue généralement à améliorer l'efficacité, non seulement en ce qui a trait à la gestion des fichiers, mais aussi dans tous les secteurs suivants :
- gestion de fichiers
- gestion de métadonnées
- déroulement du travail
- suivi et mise en application des politiques
- accès